忙しい週の間に、リーダーやマネージャーが最後に望んでいるのは、非生産的な会議に1、2時間座っていた無駄です。

非効率になるための最も効率的な方法は何であるかを尋ねた場合、多くの人が悪い会議を言うと思います。

今日の会議は、これまで以上に多くの労働時間を消費します。今日、リーダーは週の約半分を会議に費やしています。^[1]TEDの調査によると その時間の3分の1は、無意味でひどく実行されている会議に浪費されています 。

Clarizenの調査によると、労働者はステータス会議を時間の無駄だと考えており、回答者のほぼ50％がDMVに行くか、塗料が乾くのを見るほうがよいと報告しています。^[2]

ハーバードビジネスレビューの記事では、^[3]ベインの3人のコンサルタントが、名前のない大企業の従業員のOutlookスケジュールを分析した演習の結果を報告し、次のように結論付けました。 毎週1回のエグゼクティブミーティングには、年間30万時間かかりました。

そして、その合計には、会議の準備に費やされた作業時間は含まれていません。

明確な議題や目的がなかった会議に何回出席しましたか？

会議の終わりに明確な行動計画がないまま、トピックからトピックへと飛び回る会議に参加したことのある人は何人いますか？

到着時よりも混乱して会議を離れた場合は、手を挙げてください。

会議は、私たちが恐れて耐えるものである必要はありません。それらは、私たちが出入りするものである必要はありません。

私たちは、会議がはるかに意図的で、活力があり、生産的であり、実際の具体的な結果をもたらす方法を見つける必要があります。

では、チーム会議をより生産的に導くにはどうすればよいでしょうか。

リーダーとマネージャーが生産的かつ効果的で、関係するすべての人にとって有益なチームミーティングを主導するための10の方法を次に示します。広告

1.各会議を前向きに組み立てる

部屋にいる全員に前向きな考え方を持ち、会議に活力を与えるための優れた出発点は、部屋にいる全員に、進歩したことや興奮していることを共有してもらうことです。

これにより、会議全体のトーンと方向性が即座に設定されます。

人々は会議に出席しなければならないという否定的な考え方を持っているのではなく、積極性、貢献、積極性のある場所から来ています。

2.部屋に明確なリーダーを置く

会議の目的が何であれ、会議室の誰かが会議の指揮と指導を担当する必要があります。

この担当者は、会議の議題を設定し、トピックから外れないようにし、会議が合意された時間枠内にとどまるようにします。

彼らはしばしば進捗状況を報告し、会議後に何が必要かを明確にし、将来の行動ステップについて会議の人々からコミットメントを得ます。

誰も支配権を握っていない場合、最大の性格または最大の意見を持つ人々が支配し、より静かな性格が貢献するのを止めることができます。

3.部屋に適切な人を配置する

前回行った素晴らしい会議を思い出してください…会議は数字を構成する人々でいっぱいでしたか、それとも貢献して意見を提供してくれた人々でいっぱいでしたか？

後者だったと思います。

本当に生産的な会議を主導するには、誰が関与するかを時間をかけて検討してください。

あなたは、価値を付加し、積極的な貢献者であり、背景知識を持ち、意思決定者であり、行動を起こし、会議の結果によって直接影響を受ける人々を部屋に求めています。

どうしても必要な場合を除いて、そこにいる動機がステータスまたは何かを見逃す恐れがある人で部屋を埋めることには注意してください。

受動的な傍観者ではなく、生産的な貢献をもたらす人々を会議室に入れることに焦点を合わせます。広告

会議を好きなようにアレンジする自律性がある場合は、最も生産的な結果が得られるように、会議をアレンジすることに集中してください。

4.さまざまな会議で人々の独自の強みを活用する

会社やチームの全員がすべての会議に適しているわけではありません。

生産的な会議を作成するための優れたヒントは、チームメンバーが参加すべき会議と参加すべきでない会議を明確にすることです。

部屋を埋めるだけではなく、最大の貢献をすることがわかっている人を招待することを選択してください。

私たちは皆、異なる強みを持っています。チームメンバーの中には、ブレーンストーミング会議に優れている人もいれば、参加を考えてストレスを感じる人もいます。

プロセス会議とステータス会議についても同じことが言えます。

会議から最大の影響を与えることになると、部屋に必要なエネルギーと、会議に適切な価値をもたらすことができる人を検討することが重要です。

あなたがそれを明確にしているなら、部屋に適切な人を確保してください。

私は企業でのキャリアの中で、ブレーンストーミング、戦略、ステータスミーティングを主導していました。チームのメンバーが異なれば、特定の会議に異なるスキルセットがもたらされることを私は知っていました。

私のシニアディレクターの1人は創造的というより戦略的だったので、彼女が戦略会議の私のチームシートでナンバーワンであることを確認しました。しかし、私は他のチームメンバーを支持して、彼女をブレーンストーミング会議から遠ざけました。

別のチームメンバーは優れた戦略プランナーだったので、彼女がブレーンストーミングと戦略会議の両方に参加したことを確認しました。ブレーンストーミング会議中、彼女の価値は、創造的なアイデアを実行するために必要な計画と行動のステップについて考えることでした。

生産的な会議を主導することは、多くの場合、優れたオーケストラの指揮者になることです。部屋に適切な補完的な楽器や演​​奏者がいなくて、一緒に協力して調和して作業していると、結果は大きな混乱につながる可能性があります。しかし、適切なパフォーマーをまとめると、魔法のような刺激的な結果が得られます。

5.明確な行動手順と責任を持って会議を終了する

前回の会議を思い出してください。すばらしい会話、貴重な情報、洞察がたくさんあった可能性があります。広告

しかし、会議の終わりに何が起こったのでしょうか？あなたは皆、別々の道を歩みましたか、それとも明確な行動のステップと責任が設定されましたか？

すべての会議の終わりに時間を取って、全員に最大の洞察を共有してもらうことは価値があります。

これにより、貢献とコラボレーションが強化され、会議の価値について明確な視点を持って全員が会議から離れることができます。

これをさらに強化するために、会議の主要な要素に対して行動を起こすための行動のステップ、個人的な責任、および時間枠を明確に示すことは、会議のリーダーの責任です。

6.会議の明確な目的を作成する

軌道に乗ることは、効果的で生産的な会議を運営するための最も難しい課題の1つです。この理由は、多くの会議が明確な目的や議題さえもなしに設定されているためです。

一部の会議は、毎週のステータス会議を開催することを誰かが決定したという理由だけで行われます。

そのような会議に目を向けると、会議の具体的な内容、議題、優先順位を明確に理解していないと、会議が時間の無駄だと感じる可能性があります。

会議の目的が明確になると、より積極的になり、事前に何を準備するかを知り、会議の望ましい結果が何であるかを知ることができます。

7.立ち上がって会議を開く

Journal of Applied Psychologyの記事で、著者は、座る会議は立ち上がる会議より34％長くかかることを発見しました。^[4]

座る会議が思ったほど生産的ではないことに気付いた場合は、状況を変えて、すべての参加者を立たせてください。

8.会議を短くする

会議の明確な目的と議題がある場合は、会議がどのくらい続くべきかを理解する必要があります。

私が過去に経験した多くの会議では、カレンダーの招待状が45分または60分に設定されていました。実際には早く終わった会議もありましたが、時間枠が決められていたので、何の理由もなく会議は続きました。

30分または40分という短い時間枠で会議の設定を開始し、会議がより生産的かつ効果的になるかどうかを確認します。広告

私たちの注意力とエネルギーレベルは、会議が長く続くほど低下し始める可能性があります。

9.時間通りに開始および終了

会議が開始されるのを待ち続けることは誰も望んでおらず、会議が超過した場合はスケジュールを変更する必要があります。

時間どおりに開始し、時間どおりに終了する会議を実行する場合、参加者は何を期待するかを知っており、時間通りに立ち上がることを知っています。

チームメンバーが時間どおりに到着しないことを選択した場合は、その人と別の会議を開いて、時間どおりに到着することを期待していることを明確にするのが賢明かもしれません。

10.環境を変える

会議の進行が遅い、または古くなっていることに気付いた場合は、環境を変更する時期かもしれません。

私は、オフィスを出て刺激的な会場に行くか、地元の公園で1、2回会議を開くだけで、最も生産的な会議をいくつか開催しました。

結論

会議がなくなることはありません。それらは、企業生活やビジネス生活の必然的かつ不可欠な部分です。

しかし、それらが単なる時間の無駄ではなく、主要な目標やプロジェクトを達成し達成するために協力して取り組む効果的な方法であることを保証するために、価値があり、生産的で、具体的な結果を生み出すように会議を設定する必要があります。

チームミーティングを生産的かつ効果的にリードする方法を学ぶ必要があります。

チームミーティングを最も生産的な方法で導く方法について私が提示したヒントと戦略に基づいて行動を起こすと、部屋にいる全員の強みと精神的エネルギーを最大限に発揮できるようになります。

あなたの会議は、あなたとあなたのチームが恐れたり避けようとしたりするものではなくなります。代わりに、会議は、再接続し、創造性を発揮し、戦略を決定し、サポートを得て、進歩を祝い、生産的な勢いを生み出す方法になります。

職場の生産性に関するその他のリソース

• 世界のトップ革新企業のような会議を運営するための15の秘訣
• 職場の生産性に苦しんでいますか？より多くのことを成し遂げるための12のヒント
• 委任の慎重な芸術
• 生産性を高める方法：生産性を10倍にする4つの小さな調整
• あなたが知っておくべき超生産的な会議の12の秘密

注目の写真クレジット： unsplash.com経由のキャンペーンクリエーター

参照