タスクの委任を効果的に開始する方法(ステップバイステップガイド)
すべてのマネージャーとリーダーは、委任プロセスの技術を習得する必要があります。個人レベルと組織レベルの両方で高レベルの生産性を維持するには、責任を他の人にいつどのように割り当てるかを理解することが不可欠です。効果的なリーダーシップを発揮するには、タスクの委任も不可欠です。
委任する方法を学ぶことは、締め切りに間に合わせることができるまとまりのある効果的なチームを構築することです。さらに、いつどのように仕事を委任するかを知ることで、作業負荷が軽減されるため、仕事での幸福が向上し、仕事の満足度が高まります。残念ながら、多くのリーダーは適切に委任する方法がわからないか、そうすることを躊躇しています。
このガイドでは、委任が実際に何を伴うのか、タスクの委任がチームにどのように役立つか、およびタスクを効果的に割り当てる方法について説明します。
目次
委任の重要性
アン 良いリーダー 委任する方法を知っています。あなたがあなたの仕事の一部を委任するとき、あなたはあなたの時間を解放し、毎日より多くを達成します。
効果的な委任はまた、メンバーの既存のスキルセットを利用し、その過程で新しい知識と能力を開発できるようにすることで、チーム内の生産性と適切な時間管理を促進します。その結果、必要に応じて役割を共有できる、より柔軟なチームになります。[1]。
あなたが委任することをいとわないとき、あなたは自信と信頼の雰囲気を促進しています。あなたの行動は明確な合図を送ります:リーダーとして、あなたは部下が望ましい結果を達成することを信頼します。その結果、彼らはあなたを彼らのスキルとニーズを尊重する好感が持てる効果的なリーダーだと考えるようになります。
委任とは、注文を吠えたり、スタッフが列に並ぶことを期待したりすることではありません。マネージャーの仕事は 彼らの監督下にある人々から最高のものを手に入れ、そうすることで、生産性と利益を最大化します [2]。
悪い委任の例を次に示します。広告
注意深い委任は、チームメンバーの固有の長所と短所を特定して活用するのに役立ちます。委任はまた、マネージャーが彼らの才能を引き出すことに興味を持っていることを証明するので、従業員の関与を後押しします。[3]
なぜ人々は委任タスクを恐れるのですか?
委任は生産性を向上させますが、すべてのマネージャーが委任する意思がある、または委任できるわけではありません。[4]どうして?一般的な理由は次のとおりです。
- 彼らは、他の誰かがプロジェクトのクレジットを取得する可能性があるという考えに憤慨しています。
- 彼らは原則として委任する用意がありますが、チームがそれ以上の責任を処理できなくなることを恐れています。
- 彼らは、彼らのスタッフがすでに過労であり、彼らの負担を増やすことに消極的であると感じているのではないかと疑っています。
- 彼らは、自分でタスクを実行するだけの方が簡単で迅速だと考えています。
- 彼らは、楽しんでいるタスクを手放すという考えを嫌います。
- 彼らは、責任を委任すると、自分のマネージャーが自分のワークロードを処理できないと結論付けるのではないかと恐れています。
委任と割り当ての違い
ほとんどの人は、委任と割り当ては同義語であると考えていますが、この2つには重要な違いがあります。[5]
タスクを割り当てるときは、単に部下に特定のアクションを実行するように指示しているだけです。あなたは彼らに何をすべきかを伝え、彼らはそれを行います—それはとても簡単です。
一方、委任には、自分の作業の一部を別の人に譲渡することが含まれます。彼らは一連の指示を受け取るだけではありません。重要な部分は、彼らが決定を下すことを要求する役割に置かれ、タスクを完了するための責任を負わされることです。[6]
タスクを効果的に委任する方法
では、委任の恐れと戦い、効率的なチームを構築し、より速く作業できるように、作業を委任するための最良の方法は何でしょうか。ステップバイステップガイドは次のとおりです。
1.いつ委任するかを知る
状況に対してどの程度の制御を維持する必要があるかを理解することにより、労働者に権限を与えるための最良の戦略を決定できます。労働者にさまざまな程度の責任を与える7つのレベルの委任があります。広告
この簡単なビデオでは、これらのレベルについて説明し、各レベルを使用するのが適切な場合の例を示します。
委任はスペクトルに沿って発生します。委任の最低レベルは、他の人に何をすべきかを指示したときに発生します。従業員が新しいアプローチを試す機会はほとんどありません。最も権限を与える形式の委任は、プロジェクトに対するほとんどの制御を従業員に譲ることができる場合に発生します。
仕事を委任する方法を知ることは、人々を彼らの才能を最大限に活用するタスクに結び付ける方法を理解するのに役立ちます。適切に行われると、それはあなたが最高の最終結果を得るのを確実にします。[7]
作業を委任する方法を決定するときは、次の質問をしてください。
- あなたはこのタスクを担当する必要がありますか、それとも他の誰かがそれをやってのけることができますか?
- これを成功させるには注意が必要ですか?
- この作業は、従業員がスキルを伸ばすのに役立ちますか?
- この仕事のやり方を誰かに教える時間はありますか?
- この種のタスクが将来繰り返されると思いますか?
2.仕事に最適な人を特定する
代表団が機能するには、トーチを適切なチームメンバーに渡す必要があります。あなたの目標は、あなた、あなたの会社、そして従業員が前向きな経験をするような状況を作り出すことです。
チームメンバーのスキル、学習意欲、および彼らの働き方や興味について考えてください。あなたが委任した人は、より効果的に仕事を遂行することができます彼らが有能で、指導可能で、興味を持っているなら。可能であれば、従業員に自分の強みを発揮する機会を与えてください。
経験の浅い労働者は、ベテランのベテランよりも多くの指導が必要な場合があります。新しい従業員を成功に導く時間がない場合、彼らに委任することは公平ではありません。
また、従業員の忙しさも考慮する必要があります。あなたがしたい最後のことは、彼らにあまりにも多くの責任を与えることによって誰かを圧倒することです。広告
3.メンバーの賛同を得るために伝えて売る
仕事に最適な人を見つけた後でも、新しい責任を引き受けるように依頼する必要があります。あなたが仕事のために彼らを選んだ理由を彼らに知らせてください。[8]あなたが彼らの成長を支持していることを他の人に示すとき、それは信頼の文化を構築します。委任されたタスクを機会と見なす従業員は、結果に投資される可能性が高くなります。
新しい従業員と仕事をしているときは、継続的なサポートとフィードバックを提供する意思を表明してください。経験豊富な従業員の場合は、自分の考えや経験を考慮に入れてください。
4.作業について明確かつ具体的にする
プロジェクトが必要な理由、プロジェクトに期待すること、期限を従業員に説明することが重要です。[9]彼らがあなたの期待を知っていれば、彼らは配達する可能性が高くなります。
明確な期待を設定することにより、あなたは彼らがタスクを実行する方法を計画するのを助けます。プロジェクトのマイルストーンを設定して、細かく管理せずに進捗状況を確認できるようにします。従業員がマイルストーンを達成するのに問題がある場合でも、最終製品の期限が切れる前にコースを修正する時間があります。
このタイプの説明責任は、大学で一般的に使用されています。学生が主要な研究論文を完成させるための期日と基本的な要件しか知らない場合、彼らは11時間まで仕事を延期するかもしれません。多くのプログラムでは、学生は毎週アドバイザーと会ってガイダンスを取得し、構造に対処し、締め切り前に方法の問題を解決する必要があります。これらの措置により、学生は素晴らしい作品を生み出すためのスペースを与えながら、成功する準備が整います。
5.従業員をサポートする
委任の最良の結果を確認するには、部下にリソースとサポートが必要です。トレーニングや資料と結び付けて、まだ持っていないスキルセットを開発します。[10]
リソースを利用できるようになるまでに時間がかかる場合がありますが、作業を正しく行うことで時間を節約できます。定期的なタスクの場合、このトレーニングは繰り返し効果があります。
従業員は、自分が何をうまくやっているか、どのように改善できるかを確認するために支援が必要な場合があります。フィードバックの授受は、タスクを委任する上で不可欠な部分です。これは、委任されたタスクをリーダーとして監視するための良い方法でもあります。タスクの進行状況を追跡することはできますが、そうではありません。 マイクロ管理 従業員。広告
プロジェクト全体を通して、定期的に従業員にサポートや説明が必要かどうかを尋ねます。彼らが仕事をすることを信頼していること、そして彼らが質問をしたりフィードバックを提供したりするためのスペースを作りたいことを明確にします。このフィードバックは、作業を委任する方法を改善するのに役立ちます。
6.感謝の気持ちを示す
定期的なチェックイン中に、これまでにプロジェクトで見た勝利を認識します。従業員が目標に向かって進歩していることを認めます。 進捗原則 従業員のやる気を維持するために、小さな勝利を祝うことがいかに重要であるかを示しています。[十一]あなたが彼らの努力に気づいたことを彼らが知っていれば、労働者はより効果的で献身的になります。
従業員がうまくいっているときにそれを認識することは、彼らがあなたが期待する仕事の質を理解するのに役立ちます。それは彼らが将来のプロジェクトであなたと再び働きたいと思う可能性を高めます。
結論
委任の意味と作業を効率的に委任するための手法を正確に理解したので、タスクを合理化し、チームの生産性を向上させるのに最適な位置にいます。
委任するということは、他の誰かに自律性と権限を与えることです。これにより、自分の作業負荷が軽減され、バランスの取れた、十分に活用されたチームが構築されます。
委任スキルは複雑または恐ろしいように見えるかもしれませんが、時間の経過とともにはるかに簡単になります。次の1、2週間で、チームのメンバーにいくつかの決定を委任することから始めます。
生産的なリーダーシップのためのより多くのヒント
- 作業の委任:何を委任し、何を委任しないか?
- チーム管理スキルを向上させ、パフォーマンスを向上させる10の方法
- リーダーシップvs管理:一方は他方よりも優れていますか?
注目の写真クレジット: unsplash.com経由のCoWomen
参照
[1] | ^ | BOSスタッフィング: 委任の5つの利点–チームに力を与える |
[2] | ^ | ブライアントレーシーインターナショナル: 適切なタスクを適切な人々に委任する方法:リーダーシップの成功のための効果的な管理スキル |
[3] | ^ | MindTools: 委任の成功:他の人々の助けの力を利用する |
[4] | ^ | Fast Company: 委任に関する3つの最も一般的な恐れ:暴かれた |
[5] | ^ | アビナブ・ジャイン: 作業の委任と作業の割り当て |
[6] | ^ | Anthony Donovan:管理トレーニング: 効果的に委任する |
[7] | ^ | 管理3.0: 実践:委任委員会 |
[8] | ^ | 焦点:創造性と生産性のブログ: タスクを効果的に委任するためのガイド |
[9] | ^ | 株式会社: より効果的に委任する6つの方法 |
[10] | ^ | ザ・ミューズ: 成功する委任の10のルール |
[十一] | ^ | テレサ・アマビレとスティーブン・クレイマー: 進捗原則 |